Menu à trois choix
Bienvenue chez XXXX. Pour le service commercial, tapez 1. Pour le service technique, tapez 2. Pour la comptabilité, tapez 3.
20 mots, environ 8 s
Guide pratique
Rédiger les prompts d’un serveur vocal interactif
Un serveur vocal bien conçu oriente l’appelant en quelques secondes. Mal conçu, il le perd dans des menus interminables. Voici la méthode pour écrire une arborescence claire et des prompts qui sonnent juste.
1. Partir des vrais motifs d’appel
Avant d’écrire, écoutez votre standard pendant une semaine ou interrogez vos équipes : pourquoi vous appelle-t-on ? Classez les motifs par fréquence. Les deux ou trois premiers deviendront vos premiers choix ; les motifs rares iront dans « autres demandes » ou vers un conseiller.
2. Dessiner l’arborescence
Quatre choix maximum par menu, deux niveaux de profondeur dans l’idéal. Au-delà, l’appelant oublie les premières options avant la fin de l’énumération.
| Prompt | Rôle | Durée type |
|---|---|---|
| Accueil | Nom de l’entreprise, éventuellement sur musique | 3 à 6 s |
| Menu principal | 3 à 4 choix | 8 à 15 s |
| Sous-menus | 2 à 3 choix par service | 6 à 12 s |
| Débordement | Tous les conseillers sont occupés | 5 à 10 s |
| Fermeture | Horaires, alternative en ligne | 15 à 25 s |
| Erreur de saisie | Choix non valide | 3 s |
3. Écrire chaque prompt
- Le besoin d’abord, la touche ensuite : « Pour suivre une commande, tapez 2 ».
- Des mots de l’appelant, pas de votre organigramme : « une facture » plutôt que « le service ADV ».
- Le choix le plus fréquent en premier.
- Toujours une porte de sortie : « Pour parler à un conseiller, tapez 0 ».
- Pas de musique dans les menus : réservez-la à l’accueil et à l’attente.
Menu principal
« Bienvenue chez Novatec. Pour le service commercial, tapez 1. Pour le support technique, tapez 2. Pour une question sur une facture, tapez 3. Pour parler à un conseiller, tapez 0. »
4. Prévoir les cas particuliers
Un SVI complet comprend un message de débordement (« Tous nos conseillers sont en ligne… »), un message de fermeture avec vos horaires, un message d’erreur de saisie et, si besoin, des messages saisonniers prêts à activer : congés, jours fériés, incident.
5. Une seule voix, dans la durée
Un SVI vit : un service apparaît, un horaire change. Si chaque prompt est enregistré par une voix différente, le parcours paraît bricolé. Choisissez une voix et un prestataire capables de la garder dans le temps. MusicoTel s’engage sur la pérennité de ses voix et archive vos fichiers.
6. Budgéter
Chez MusicoTel, chaque prompt est facturé comme un message court. Un SVI de six prompts de moins de 20 secondes en voix seule coûte 240 € HT. Pour plusieurs dizaines de prompts ou plusieurs langues, demandez un devis.
Prêts à l’emploi
Des modèles de prompts
Débordement
Tous nos conseillers sont actuellement en ligne. Merci de patienter, votre appel sera traité dans l’ordre d’arrivée.
17 mots, environ 7 s
Erreur de saisie
Votre choix n’est pas valide. Merci de renouveler votre saisie.
10 mots, environ 4 s
Retour au menu
Pour revenir au menu principal, tapez étoile. Pour parler à un conseiller, tapez 0.
14 mots, environ 6 s
Agence immobilière
Bienvenue chez XXXX. Pour un achat ou une vente, tapez 1. Pour une location, tapez 2. Pour la gestion de votre bien ou votre copropriété, tapez 3.
27 mots, environ 11 s
Garage
Bienvenue au garage XXXX. Pour prendre rendez-vous à l’atelier, tapez 1. Pour le service commercial, tapez 2. Pour le magasin de pièces, tapez 3.
24 mots, environ 10 s
Mairie
Bienvenue à la mairie de XXXX. Pour l’état civil, tapez 1. Pour l’urbanisme, tapez 2. Pour les services scolaires, tapez 3. Pour tout autre service, tapez 4.
27 mots, environ 11 s
Centre de santé
Bienvenue au centre de santé XXXX. Pour prendre ou modifier un rendez-vous, tapez 1. Pour un résultat d’examen, tapez 2. En cas d’urgence vitale, raccrochez et composez le 15.
29 mots, environ 12 s
Votre arborescence est prête ?
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